Как рассчитать необходимую площадь арендуемого офиса

25.01.2019

Арендовать офис в Астане и в Алматы следует с учетом потребностей вашей компании. Потребности не только в плане технического оснащения, но еще и в плане площади рабочего пространства. С таким подходом вы сможете эффективно арендовать офис в Астане и в Алматы, не переплачивая за лишнюю квадратуру помещения. При расчете общей площади офисных помещений компания должна полагаться на нормы, в которых говорится, что на каждого сотрудника в арендуемом офисе должно быть минимум 6 квадратных метра площади. Ведь нередко можно встретить офисы, где в одном небольшом кабинете работают по десять-пятнадцать человек. В таких случаях происходит перегрузка не только оргтехникой, но и людьми. Поэтому вы должны понимать, что для каждого вида бизнеса необходима своя площадь, в которую входят не только метры, положенные в соответствии с санитарно-гигиеническими нормами, но и дополнительное пространство, способное обеспечить сотрудникам в арендуемом офисе максимальный комфорт. Так же важно рационально организовать рабочее место, гармонично увязать все его элементы: оснащение, планировку, обслуживание и конечно, предоставить работнику благоприятные и комфортные условия для эффективного осуществления трудового процесса с максимально высокой производительностью.

В идеале расчет необходимой площади арендуемого офиса должен выполняться квалифицированным специалистом, который хорошо знает не только нормативные требования но и реалии, которые могут существенно отличаться в зависимости от того каким видом деятельности занимается компания. Если же вы решили самостоятельно рассчитать необходимую площадь в арендуемом офисе, то вам необходимо провести определенную подготовительную работу. Уделите должное внимание расчету арендуемой офисной площади и вы застрахуете себя от необходимости съезда с офиса, а также создадите комфортную обстановку для всего коллектива, которая будет способствовать достижению наилучшего результата. Сейчас мы вам расскажем о трех главных шага, которые помогут рассчитать нужную площадь в арендуемом офисе: посчитать количество сотрудников, решить необходимость дополнительных помещений и выбрать подходящую планировку.

• Шаг первый. Посчитать количество сотрудников.

Начнем с того, что сначала необходимо посчитать максимальное количество людей, которые будут, находиться в вашем арендуемом офисе. Здесь нужно учитывать не только своих сотрудников, но и ваших клиентов. Для начала давайте определимся с точным количеством штатных сотрудников в вашей компании, ведь полноценное рабочее место всегда требуется тем, кто находится в офисе целый день. Если же в вашей компании много внештатных специалистов, или они часто бывают в командировках, то есть смысл создать ряд рабочих мест, которые не будут закреплены за конкретным человеком. Может быть и так, что в вашей компании работники работают в две смены и сменяют друг друга, то в таких случаях следует учитывать, что они вместе не будут находиться в одно и то же время в арендуемом офисе. При этом не стоит забывать, что ваши сотрудники проводят на рабочих местах не менее 40 часов в неделю и от правильной организации рабочих мест во многом зависит эффективность их труда. Так же нужно обязательно сделать погрешность на текучесть персонала и на развитие компании, которое будет предполагать увеличение штата сотрудников, следовательно, и увеличение арендуемой офисной площади. Ну, а при подсчете возможного ежедневного количества клиентов в офисе необходимо понимать, что они тоже все сразу не будут находиться в арендуемом офисе.

• Шаг второй. Решить необходимость дополнительных помещений.

В первую очередь вам необходимо решить, сколько нужно комнат для персонала, залов для проведения переговоров, кабинетов для руководства, зон для общения с клиентами.

По нормативам СНиП Республики Казахстан площадь, отведенная для каждого сотрудника, не должна составлять менее 6 квадратных метров. Это правила работы для всех компаний. Лучше, если на каждого приходится 8-10 квадратных метров. На одного секретаря обязательно выделяется 9-12 квадратных метра, а на одного руководителя – 9 квадратных метра. Частой распространенной ошибкой, которая допускается при расчете необходимой офисной площади, является отсутствие резервирования подсобных помещений. В результате различный инвентарь, оборудование и прочее загромождает рабочее пространство и создает ощущение бардака и беспорядка. Для того чтобы предотвратить данную ошибку, нужно свои расчеты значительно увеличить, если конечно ваш арендуемый офис — это место работы с архивами, со сложными устройствами и компьютерной техникой. Поэтому при расчете необходимой площади для сотрудников компании внимательно относитесь к специфике своей деятельности. Так же не забывайте про ваших клиентов и посетителей. Они тоже должны ощущать себя в комфортной обстановке, попадая в ваш арендуемый офис. В компаниях, которые преподносят себя с лучшей стороны, присутствует зона ожидания. Она располагается примерно на площади от 15 до 30 квадратных метров, как минимум. В такой комнате ставится диван, пару кресел и журнальный столик. Также в этих зонах располагают рекламные брошюрки или информационные стенды, которые будут интересны для ваших клиентов и посетителей. Компаниям, которые работают с огромным количеством техники и ИТ-инфраструктуры требуется отдельное помещение для их оборудования, так как часть из него работает на высоком уровне шума, а часть просто занимает много места на территории арендуемого офиса. Рассчитайте необходимость и необходимую площадь под это подсобное помещение. Помимо сотрудников и посетителей в арендуемом офисе будет обслуживающий персонал. Например, есть бизнес-центры, которые не предоставляют клининговые услуги своим арендаторам и таким компаниям приходится самостоятельно нанимать операторов клининга . Для них тоже нужна небольшая подсобка, где также будет храниться предметы для уборки и прочие вспомогательные принадлежности. Это будет своеобразный хозяйственный блок, где можно спрятать все ненужное.

Возможно, что на некоторых площадях можно сэкономить. К примеру, сэкономить на площади арендуемого офиса можно в таких комнатах как: кухня, комната отдыха, подсобное помещение, зоны ожидания, кладовых и серверных. Либо совместить переговорную комнату с помещением для обучения персонала и общения с клиентами. Так же очень важно чтобы, площадь арендуемого офиса была замерена с большой точностью. Так как расчет арендуемого офиса важен для обеих сторон договора аренды помещения. Для того чтобы узнать точную квадратуру арендуемого офиса, вы можете использовать услуги замерщика, либо сделать это самостоятельно.

• Шаг третий. Выбрать подходящую планировку.

После того, как подсчитали количество сотрудников и решили вопрос о необходимости дополнительных помещений нужно подобрать планировку. Планировка офиса для каждой компании индивидуальна, существуют общие требования, нормы и правила, а также современные тенденции оформления офиса. Планировка офисного пространства должна быть организована так, чтобы каждому сотруднику компании было комфортно и приятно работать. Так же вам нужно решить арендовать офис с кабинетной системой или же open- space. Можно отметить, что на сегодняшний день наиболее предпочтительным и пользующимся особой популярностью является open-space. Такой арендуемый офис представляет собой свободное пространство, которое может быть разделено на зоны при помощи небольших перегородок. При этом варианте можно оборудовать как отдельные рабочие места для каждого из сотрудников, так и выделить отдельные рабочие зоны для каждого отдела или просто изолировать кабинеты для бухгалтерии и руководства. В основном такие офисы подходят тем компаниям, в которых взаимодействие сотрудников друг с другом является вопросом принципиальным. Можно сказать, что планировка open space отражает стилистику работы компании, означает, что компания гибка, динамична. К тому же, такая планировка увеличивает возможность более рационального использования арендуемого офиса примерно на 30%.

Коридорно-кабинетная планировка так же пользуется неизменным спросом. Прежде всего, она более привычна. Кабинетная планировка для многих арендаторов предпочтительна и востребована. Такая планировка имеет ряд преимуществ: высокий уровень звукоизоляции, сохранение конфиденциальности информации и возможность поддержания чёткой иерархии в компании. Кроме того, беседа в отдельном кабинете создает комфортные условия посетителям и своим служащим. Сотрудник может полностью сосредоточится только на своей работе, его не будет отвлекать посторонний шум, звонки других телефонов. Например, это очень важно для бухгалтеров или руководящего состава.

Важно понимать, что нет единого мнения о том, какая планировка лучше в арендуемом офисе — open space или кабинетная планировка. Это всё зависит от вашего вида деятельности компании, от общего количества сотрудников, от класса бизнес-центра, от финансовых возможностей компании и взглядов на рабочий процесс. Оpen space и кабинетная планировка имеет право на существование. Тот и другой вид планировки можно организовать так, что он будет пригоден для эффективной и производительной работы ваших сотрудников.

Мы готовы помочь вам с заполнением вашего объекта коммерческой недвижимости или с поиском подходящего помещения для вашей компании.

Для этого подайте заявку через наш call-центр: 8 700 791-96-96.